Wie freelance werk verricht in opdracht,  zorgt best voor een overeenkomst. Of je dit nu samenwerkingsovereenkomst, freelance overeenkomst of zelfstandige contract noemt, maakt op zich niet uit. Maar een document op zich waaruit blijkt dat jij als zelfstandige prestaties levert voor je opdrachtgever is verplicht.

Wat zet je best in zo een overeenkomst voor zelfstandige freelancers? Dat was de vraag die juriste Ellen Pensaert van Furbo voorgeschoteld kreeg tijdens onze infosessie over freelancers en contracten.

1. Wie stelt het contract op: de freelancer of de opdrachtgever.

Heel wat freelancers staan er onvoldoende bij stil dat het de initiator van het contract is die de accenten legt.

Als ik voor een bedrijf een contract voor een freelancer opstel, dan zal ik aan de opdrachtgever vragen wat hij belangrijk vindt.

Als ik voor een freelancer een contract opstel zal ik uiteraard aan de freelancer vragen wat hij belangrijk vindt.

Zowel de opdrachtgever als freelancer zullen andere uitgangspunten en verlangens hebben. Het is dan ook normaal dat afhankelijk van wie het contract laat opstellen, de nuances en artikels verschillend zullen zijn.

Dat betekent geenszins dat de andere partij zo maar akkoord moet gaan met het voorgestelde contract. Volgens Pensaert is het contract vaak de basis voor verdere onderhandelingen.

En daarmee is het hoge woord er uit: onderhandelingen. Volgens Pensaert zijn er vandaag nog veel te veel freelancers die te weinig aandacht besteden aan het contract.

Men is zo blij dat men kan werken, dat men minder aandacht schenkt aan de formaliteiten. Als dingen niet duidelijk zijn, moet je vooraleer je de handtekening zet, dingen laten wijzigen, niet achteraf.

2. Wat wil ik zeker in mijn contract en wat wil ik zeker niet?

Denk als freelancer op voorhand na wat je zeker wel en zeker niet in je contract opgenomen wil zien.

Veel freelancers vragen mij een standaard contract, zegt Pensaert. Het moeilijke is net dat elke freelancer een andere verlanglijstje heeft van wat wel en zeker niet in het contract moet.

3. Standaardcontracten.

Een standaardcontract dat zo maar voor iedereen geldt doormailen is daarom quasi onmogelijk.

Op het internet vind je wellicht tal van standaardcontracten die ooit voor iemand zijn opgesteld. Het contract was waarschijnlijk ideaal voor die ene persoon. De vraag is echter of dit contract ook voor jou ideaal zal zijn. Wellicht niet.

4. Slimme of overbodige clausules.

Zo zal bijvoorbeeld bij een contract voor een webdesigner een clausule kunnen staan in verband met intellectuele eigendom van het materiaal terwijl dit voor een freelance secretaresse minder van toepassing is.

Voor freelancers die thuiswerk doen, zijn clausules met betrekking tot het gebruik van de software of het kantoor van de opdrachtgever dan weer minder relevant.

5. Vergoeding voor het geleverde werk.

Hetzelfde geldt voor de tarieven. Bij thuiswerkers, copywriters, grafisch ontwerpers, ect wordt heel vaak een projectprijs afgesproken. Wie werkt op kantoor, opteert doorgaans voor een uurtarief of dagtarief.

Wat in alle contracten wel voorkomt, zijn clausules in verband met de betaling van de prestaties voor het freelance werk en de gevolgen bij niet-betaling. Maar ook hier kunnen er grote verschillen zijn tussen freelancers onderling.

Zo slagen sommige freelancers er in om het volledige bedrag op voorhand te laten betalen, andere freelancers vragen een voorschot, een deel factureert maandelijks, ect. Bij langere projecten kan men kiezen om in schijven te betalen of alles factureren bij het einde van het project.

Ook zijn de clausules in verband met de rechtbanken belangrijk. Als je klant in Brussel zit en je klant stelt het contract op, dan zal daar ongetwijfeld staan dat de bevoegde rechtbanken die van Brussel zijn. Ook al woon je zelf in Oostende, Hasselt of Antwerpen.

Als je als freelancer zelf het contract laat opstellen, dan zet je uiteraard dat de bevoegde rechtbanken de rechtbanken uit de eigen streek zijn. Al was het maar dat je niet naar de andere kant van het land moet rijden.

6. Einde van de freelance overeenkomst.

Voorzie altijd clausules in verband met de stopzetting van de overeenkomst. Hoe gaan jullie dit regelen? Normaal stopt de overeenkomst als het project gedaan is.

Maar het kan zijn dat er tijdens het project een kink in de kabel komt. Wat doe je als blijkt dat die opdrachtgever de moeilijkheidsgraad veel makkelijker heeft voorgespiegeld dan het in realiteit is? Of wat doe je als de opdrachtgever zijn plannen wijzigt?

Als een freelancer een contract voorgeschoteld krijgt, zijn er altijd clausules in verband met de be�indiging als gevolg van ernstige fouten, wanprestaties of ernstige tekortkomingen, zegt Pensaert.

Het probleem is hier vaak dat die fouten niet gespecifieerd zijn. Zorg er daarom voor dat je als freelancer hier verduidelijking over vraagt en laat dit ook zo aanpassen in het contract.

7. Wat met ziekte van de freelancer?

Ook is het raadzaam om met je opdrachtgever op voorhand af te spreken wat je zal doen als je langdurig afwezig bent? We wensen het niemand toe, de kans is klein maar stel dat je morgen een auto-ongeluk krijgt en je kunt 6 maanden niet werken. Wat doe je dan als je bij een klant iemand moet vervangen die net in zwangerschapsverlof is? Kun je van het contract vanaf raken?

Pensaert: Als je dit op voorhand niet voorziet, moet je eigenlijk het contract uitvoeren. Als je dit niet kunt, loop jij het risico op een boete of vraag naar schadeloosstelling.

8. Boetebedingen voor freelancers.

Als freelancers een contract krijgen opgelegd door hun opdrachtgever, dan staan hier vaak meerdere clausules in over boetes als gevolg van een niet goed uitvoeren van de overeenkomst. Zeker als je werkt voor grote bedrijven die al veel ervaring met freelancers hebben.

Daarom is het zo belangrijk dat je als freelancer zelf het contract initieert. Zo kun je deze clausules eventueel weglaten of meer in je eigen voordeel laten formuleren.

Pensaert: Mijn advies bij boetebedingen is dat de boetes altijd min of meer in verhouding moeten staan tot de gekregen vergoeding. Maar het liefst van al zie ik uiteraard geen boetebedingen in contracten voor de freelancers staan die ik vertegenwoordig.

9. Je contract laten nalezen.

Als freelancer laat je het contract altijd best nalezen door een expert. Je bent ongetwijfeld specialist in hetgeen wat je doet. Maar ben je ook een specialist in het opstellen van contracten. Wellicht niet.

Er is altijd een reden waarom bepaalde clausules wel of niet opgenomen staan. Vaak is het ook belangrijk om na te gaan waarom bepaalde dingen niet vermeld worden.

Wie vragen heeft over contracten, kan daarom altijd contact opnemen met ons via telefoon op 0471 700 696 of e-mail: Ellen.pensaert@furbo.be .

Zoals je kunt afleiden is een contract of het opstellen van algemene voorwaarden maatwerk in functie van je eigen werkzaamheden en dit betekent dan ook dat er geen vaste tarieven gelden voor het opstellen of nalezen van contracten. Bel of mail Ellen gerust je contract door en vraag haar hoeveel het zou kosten om je verder te helpen.

Raadpleeg hier het artikel op KMO INSIDER